Als ambtenaren op dienstreis gaan, gelden er vaste bedragen als onkostenvergoeding. Deze bedragen zijn vastgesteld volgens het Reisbesluit. Deze bedragen mag je ook toepassen voor zakelijke reiskosten van werknemers binnen jouw bedrijf.
Dienstreizen binnenland
Voor binnenlandse dienstreizen kan je maximaal de volgende bedragen voor verblijfkosten onbelast vergoeden aan jouw werknemer:
kleine uitgaven overdag: € 4,41
kleine uitgaven ‘s avonds: € 8,83
ontbijt: € 9,94
lunch: € 8,93
avondmaaltijd: € 22,41
logies: € 100,68
Vergoeding bovenmatig
Vergoed je meer dan genoemde bedragen, dan kan je het meerdere als belast loon aanmerken of onderbrengen in de werkkostenregeling. De vergoeding is dan onbelast bij de werknemer.
Let op! Kom je echter met alle vergoedingen en verstrekkingen betreffende de werkkostenregeling in het jaar boven de grens van 1,2% van de loonsom van jouw bedrijf uit, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Dienstreizen buitenland
Ook voor dienstreizen naar het buitenland kan je het Reisbesluit Buitenland volgen voor wat betreft onbelaste vergoedingen. Ook deze vergoedingen zijn gerichte vrijstellingen en dus onbelast. De vergoedingen verschillen per land, streek en stad.
Niet aannemelijk? Dan belast!
Als je de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag je volgens het Reisbesluit Buitenland een vergoeding van € 11,34 geven. Deze vergoeding is dan echter wel belast. Dit geldt overigens voor alle bedragen die je niet aannemelijk kunt maken, aangezien het aftrekbare kosten betreft en de bewijslast bij jou ligt.
Meer of minder kosten?
Je bent niet verplicht de vergoedingen volgens de Reisbesluiten te volgen. Je kan dus ook alle werkelijke kosten vergoeden op basis van facturen. Je zal wel altijd de zakelijkheid aannemelijk moeten kunnen maken.