Leen je wel eens personeel in voor je onderneming, bijvoorbeeld bij tijdelijke drukte of seizoenswerk? Zorg dan dat je voldoet aan alle regelgeving. Anders loop je het risico op hoge boetes of aansprakelijkheid voor loonheffingen en btw. Waar moet je op letten en wat moet je regelen?
Van inlenen is sprake als personeel dat in dienst is bij een andere ondernemer in jouw onderneming, onder jouw leiding of toezicht, werkzaamheden verricht. De andere ondernemer kan een uitzendbureau zijn, maar ook een collega-ondernemer die zijn personeel (tijdelijk) aan jou uitleent.
Blijft het personeel onder leiding en toezicht van de andere ondernemer, dan is er geen sprake van inlenen, maar kan wel aannemen van werk aan de orde zijn. Je kan dan niet als inlener aansprakelijk gesteld worden, maar mogelijk krijg je wel te maken met de ketenaansprakelijkheid.
Verlegging van btw
De inlenersaansprakelijkheid geldt voor loonheffingen en btw. In sommige gevallen moet de btw echter verplicht verlegd worden door de uitlener naar de inlener. De inlener draagt dan de btw af en kan deze tegelijkertijd als voorbelasting in aftrek brengen (voor zover de inlener belaste prestaties verricht).
De verplichte verleggingsregeling bij uitlening van personeel geldt bij fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen in de sectoren bouw, scheepsbouw, schoonmaak en hoveniers.
Tip: het is niet altijd eenvoudig of eenduidig vast te stellen of de verleggingsregeling van toepassing is. Bij twijfel kan je altijd contact opnemen met ons voor meer informatie.
Let op! Past een uitlener de verplichte verleggingsregeling ten onrechte niet toe en berekent hij btw op je factuur, dan is deze btw niet als voorbelasting in aftrek te brengen. Wees daarom alert wanneer de verleggingsregeling van toepassing is en verzoek de uitlener om deze toe te passen.
Uitleen van zorgpersoneel in verband met corona
Als een uitlener zonder winst zorgpersoneel uitleent aan een btw-vrije zorginstelling of organisatie, dan bleef deze dienst tot 1 oktober 2021 onder voorwaarden buiten de heffing van btw. Dit was een tijdelijke coronamaatregel. Met ingang van 1 oktober 2021 is de uitleen van zorgpersoneel wel weer belast met btw, tenzij sprake is van uitleen van medisch personeel. Ook een zorgorganisatie loopt vanaf deze periode weer een risico voor inlenersaansprakelijkheid voor de btw.
Inlenersaansprakelijkheid
Als inlener kan je door de Belastingdienst aansprakelijk gesteld worden als de uitlener of doorlener de volgende belastingen en premies niet betaalt:
loonheffingen (dit omvat loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet)
btw
Als inlener of doorlener is je aansprakelijkheid te beperken door een aantal maatregelen te treffen, zoals het aanvragen van een verklaring betalingsgedrag, het registreren van de juiste gegevens, het storten op een G-rekening of het gebruikmaken van de disculpatiemogelijkheid voor gecertificeerde uitleners.
Verklaring van betalingsgedrag
Een uitlener kan de Belastingdienst periodiek (bijvoorbeeld één keer per kwartaal) vragen te verklaren dat hij alle loonheffingen en btw heeft betaald (door middel van een zogenaamde ‘schone verklaring’). Deze verklaring geeft jou als inlener een beeld van de risico’s die je loopt, maar geeft je geen vrijwaring.
Tip: volgens informatie van de Belastingdienst is uitstel van betaling van de loon- en omzetbelasting door de uitlener in verband met corona géén reden voor het weigeren van de schone verklaring. Kan jouw uitlener geen schone verklaring overleggen, dan is er waarschijnlijk iets anders aan de hand!
Registratie van gegevens
Het komt regelmatig voor dat de Belastingdienst de loonheffingen waarvoor je als inlener aansprakelijk wordt gesteld, heeft vastgesteld met het anoniementarief. De aansprakelijkheid voor het anoniementarief wordt verminderd als je de identiteit van het ingeleende personeel en het loon per ingeleend personeelslid en per werk kan aantonen. Ook moet je kunnen aantonen dat het ingeleende personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt. Je voldoet aan deze voorwaarden als je de volgende gegevens van elk ingeleend personeelslid registreert (onder meer aan de hand van het getoonde ID-bewijs):
NAW-gegevens, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN)
nationaliteit
soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur
aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie NAW-gegevens uitlener
een overzicht van de gewerkte uren (per dag)
Let op! Het maken en hebben van een kopie-ID-bewijs is niet toegestaan, tenzij het gaat om een ingeleende kracht die inwoner is van een land buiten de EER en Zwitserland. In dat geval is het hebben van een kopie-ID-bewijs en een kopie van de werk- en verblijfsvergunning verplicht. Een kopie van dit identiteitsbewijs moet je bovendien tot vijf jaar na beëindiging van het werk bewaren. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete.
Laat je een vreemdeling zonder vereiste tewerkstellingsvergunning werken, dan riskeer je een boete van € 8.000 per vreemdeling. Doet een overtreding zich vaker voor, dan kan dit bedrag verhoogd worden met 50, 100 of 200%. Bij een ernstige overtreding (bijvoorbeeld meer dan 20 illegaal tewerkgestelden) kan de inspectie SZW een bedrijf preventief stilleggen.
Storten op G-rekening
Een G-rekening is een geblokkeerde rekening van de uitlener of doorlener. Jouw aansprakelijkheid is te beperken door het deel van de factuur van de uitlener dat bestemd is voor loonheffingen en btw te storten op de G-rekening. In de omschrijving bij de storting vermeld je het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur. Deze factuur moet aan de wettelijke eisen voldoen en het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving of het kenmerk van het werk bevatten.
Daarnaast moet je zowel de betalingen als de hierboven genoemde te registreren gegevens – zoals de persoonlijke gegevens van het ingeleende personeel en de manurenregistratie – uit je administratie kunnen halen en kunnen laten zien. Als je aan deze voorwaarden voldoet, word je als inlener voor het op de G-rekening gestorte bedrag niet meer aansprakelijk gesteld. Je kan nog wel aansprakelijk gesteld worden voor een eventueel restbedrag als de loonheffingen en/of btw hoger zijn dan je storting.
Tip: vanwege corona kunnen uitleners de Belastingdienst verzoeken het tegoed op de G-rekening te deblokkeren, ook wanneer zij tegelijk uitstel van betaling hebben aangevraagd. Gebruik de G-rekening dus ook nu. Zo bescherm je je bedrijf als de uitlener de belastingen uiteindelijk helemaal niet afdraagt en de uitlener kan wél bij het door jou op de G-rekening betaalde bedrag.
Gecertificeerde uitlener
Als inlener kan je een beroep doen op de disculpatieregeling. Dit betekent dat je niet aansprakelijk gesteld wordt, ook niet als achteraf blijkt dat de uitlener te weinig loonheffingen of btw heeft afgedragen terwijl dit niet aan jou te wijten is. Of recht bestaat op disculpatie wordt op individuele basis bepaald, afhankelijk van de feiten. Denk bijvoorbeeld aan een faillissement van de uitlener door plotseling verslechterde economische omstandigheden of uitzonderlijk slechte weersomstandigheden.
Voor SNA-gecertificeerde bedrijven bestaat altijd een recht op disculpatie. Je moet dan wel aan de volgende voorwaarden voldoen:
De uitlener voldoet aan de NEN 4400-1- of de NEN 4400-2-norm en is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Op de website van SNA (www.normeringarbeid.nl) kan je controleren welke ondernemingen aan deze eisen voldoen.
Je stort 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de G-rekening van de uitlener. Als voor de btw de verleggingsregeling van toepassing is, stort je 20%.
De factuur voldoet aan de wettelijke eisen en het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving of het kenmerk van het werk staan op de factuur vermeld.
Bij betaling vermeld je het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur.
Uit jouw administratie blijken direct de gegevens van de inlening, de manurenadministratie en de betalingen.
Je moet de controle op de identiteit van het ingeleende personeel kunnen aantonen aan de hand van de hierboven genoemde registratie, het BSN moet bekend zijn en je moet kunnen aantonen dat het personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt.
Een aantal grote beursgenoteerde uitzendondernemingen heeft zekerheid gesteld voor de betaling van hun loonheffingen en btw. Als je personeel inleent van een dergelijke uitzendonderneming, hoef je voor vrijwaring niet de 25% van het factuurbedrag op de G-rekening te storten. De Belastingdienst geeft aan dergelijke uitzendondernemingen jaarlijks een verklaring af. Beschikt jouw uitlener over een dergelijke (geldige) verklaring, kan je de identiteit van de uitzendkrachten aantonen, heb je bewijs dat de uitzendkracht in Nederland werkt en voldoe je aan de overige voorwaarden, dan kan je het gehele factuurbedrag overmaken naar de uitzendonderneming en kan je je toch nog beroepen op de disculpatieregeling.
Doe de Waadi-check
Elke ondernemer die personeel uitleent, is verplicht dit te registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Ondernemingen die bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld uitzendbureaus), moeten in hun bedrijfsactiviteiten ‘ter beschikking stellen van arbeidskrachten’ aangeven. Ondernemers die niet-bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld een aannemer die tijdelijk personeel uitleent aan een collega-aannemer), hebben alleen een meldingsplicht bij de KvK. Controleer altijd, voordat je zaken gaat doen met een uitlener, of deze juist bij de KvK geregistreerd is. Dit doe je eenvoudig met de gratis Waadi-check op de website van de KvK.
Let op! Leen je personeel in van een ondernemer die dit niet heeft geregistreerd bij de KvK, dan riskeer je een hoge boete die kan oplopen van minimaal € 8.000 (bij minder dan tien ingeleende werknemers) tot € 96.000 (derde overtreding bij dertig of meer ingeleende werknemers). Eenzelfde boete kan worden opgelegd aan de uitlener.
Het bovenstaande geldt niet voor eenmansbedrijven: een zzp’er zonder eigen bv hoeft zich niet als uitzendonderneming te registreren bij de KvK. Leen je een dga in (die tezamen met zijn echtgenoot ten minste 90% van de aandelen in zijn bv bezit), dan is de boete voor zowel de bv als de inlener vooralsnog nihil.
Let op! Als jouw uitlener bij de KvK juist is geregistreerd, levert dat nog geen vrijwaring voor de inlenersaansprakelijkheid op.
Tip: is een uitzendbureau NEN-gecertificeerd, dan controleert de certificerende instelling of er een Waadi-registratie is. Controle door jou is dan niet meer nodig.
Wet aanpak schijnconstructies
De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) gaat uitbuiting en onderbetaling van werknemers en oneerlijke concurrentie tegen. De WAS bevat onder meer de verplichte girale betaling van het minimumloon, de verplichte specificatie van kostenvergoedingen die onderdeel vormen van het loon en het verbod op inhoudingen en verrekeningen voor zover daarmee minder wordt uitbetaald dan het netto equivalent van het minimumloon. Daarnaast kan een ingeleende werknemer jou (als inlener) hoofdelijk aansprakelijk stellen als de uitlener het verplichte minimum- of cao-loon niet (volledig) aan de werknemer betaalt.
Let op! Dit betreft een ketenaansprakelijkheid. Dit betekent dat de inleenkracht ook de opvolgende doorlener aansprakelijk kan stellen, net zo lang tot het eind van de keten bereikt is.
De rechter oordeelt of je als inlener aansprakelijk bent voor het betalen van het achterstallige loon. Er is een aantal maatregelen te nemen om het risico van aansprakelijkheidstelling te beperken. Zo is het verstandig te controleren of je met betrouwbare bedrijven samenwerkt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan controle van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en bij de Stichting Normering Arbeid (www.normeringarbeid.nl) en de tijdige betaling loonheffing (verklaring betalingsgedrag Belastingdienst). Beoordeel daarnaast of sprake is van een eerlijke prijs en zorg voor een goed contract met duidelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden.
Leg de verplichting op om deze voorwaarden ook te laten gelden voor bedrijven verderop in de keten. Belangrijk is verder om actie te ondernemen wanneer je signalen krijgt dat de uitlener onderbetaalt. Doe onderzoek, spreek de uitlener aan en verbreek zo nodig de samenwerking.
Let op! De genomen maatregelen bieden geen vrijwaring, maar een rechter zal wel eerder geneigd zijn om je niet aansprakelijk te stellen. Blijf echter altijd alert en grijp in als je vermoedt dat de uitlener zijn werknemer(s) niet meer (volledig) betaalt.
De ketenaansprakelijkheid geldt alleen voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Een particulier kan dus niet met deze ketenaansprakelijkheid te maken krijgen.
Wet arbeidsmarkt in balans
Payrollkrachten zijn werknemers die door of in opdracht van de inlener zijn uitgekozen en exclusief voor de inlener werken, maar in dienst zijn bij een derde (het payrollbedrijf). Voor payrollkrachten geldt per 2020 dat ze minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden moeten krijgen als de eigen werknemers van de inlener. Het gaat daarbij om arbeidsvoorwaarden uit de cao, uit bedrijfseigen regelingen en de in de branche gebruikelijke arbeidsvoorwaarden. Per 2021 valt de payrollkracht niet meer onder het pensioenfonds voor uitzenden (StiPP), maar heeft wel recht op een adequate pensioenregeling. Dit kan zijn de pensioenregeling van de inlener of een eigen, adequate regeling van de uitzender. Voldoet het payrollbedrijf hier niet aan, dan kan zowel de inspectie SZW als de payrollkracht ingrijpen.
Melding buitenlandse uitzendondernemer
Stelt een buitenlandse uitzendorganisatie uit de Europese Economische Ruimte of Zwitserland in Nederland uitzendkrachten ter beschikking? Dan geldt sinds 1 maart 2020 een digitale meldingsplicht voor dit uitzendbureau via postedworkers.nl. Deze melding is bedoeld om te voorkomen dat deze uitzendkrachten minder betaald krijgen dan in Nederland gebruikelijk is. Als inlener moet je de melding controleren en eventuele onjuistheden doorgeven. Voldoet het uitzendbureau of de inlener niet aan de hun toebedeelde verplichtingen? Dan loopt deze partij een boeterisico. De hoogte van de boete is afhankelijk van de precieze overtreding en loopt uiteen van € 750 tot € 8.000 per overtreding. Op de site postedworkers.nl is veel informatie te vinden over deze regeling.
Tot slot
De inlenersaansprakelijkheid kan grote financiële gevolgen hebben voor jouw onderneming. In deze advieswijzer zijn we nader ingegaan op de mogelijkheden om je aansprakelijkheid zo veel mogelijk te beperken. Neem voor meer informatie contact met ons op.