Door het coronavirus werkt personeel waar mogelijk vanuit huis. Daar zijn kosten aan verbonden, dus is het de vraag of en in hoeverre je daar een onbelaste vergoeding voor kunt geven.
Werkplek thuis
Je kan voor de werkplek thuis meestal geen onbelaste vergoedingen geven. Dit is alleen anders als de werkplek zelfstandig is. Dit wil zeggen: de werkplek moet een eigen ingang hebben en eigen sanitair, én je moet de werkplek van de werknemer huren. Alleen in die laatste gevallen kan je onbelast vergoedingen geven, zoals voor energie, en mag je bijvoorbeeld onbelast een bureau ter beschikking stellen.
Pc, mobiele communicatiemiddelen, internet
Computerapparatuur, zoals laptops, printers en dergelijke, en mobiele communicatiemiddelen, zoals een smartphone, kan je belastingvrij vergoeden of verstrekken als deze naar jouw mening nodig zijn voor het thuis goed kunnen uitvoeren van de functie. Ook een internetabonnement valt hieronder.
Let op! Bij een abonnement met meerdere voorzieningen, zoals voor tv, moet je een redelijke schatting maken van de kosten die je aan het internetabonnement kunt toerekenen. Alleen dit deel kan je namelijk onbelast vergoeden.
Noodzakelijk?
Bij personeel dat verplicht thuis moet werken, zal in de regel weinig discussie bestaan over de noodzakelijkheid van een laptop en dergelijke. Niet-noodzakelijke hulpmiddelen zijn bovendien ook vrijgesteld als de werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
Niet vrijgesteld, dan in vrije ruimte
Vergoed je iets of stel je iets ter beschikking wat niet noodzakelijk is, dan is dit in beginsel belast bij de werknemer. Maar je kan dit ook onderbrengen in de werkkostenregeling, zodat het onbelast blijft. Alleen als je dit jaar over de vrije ruimte heen schiet, betaal je als werkgever 80% eindheffing.
Let op! De vrije ruimte is dit jaar verhoogd naar 1,7% van de loonsom tot € 400.000 en 1,2% over het meerdere van de loonsom.
Einde crisis, en dan?
Als werknemers na de coronacrisis niet meer thuis hoeven te werken, moeten ze ter beschikking gestelde pc’s en dergelijke weer teruggeven of in privé overnemen en je hiervoor een redelijke vergoeding betalen.